Créer et gérer votre pipeline commercial avec Excel : guide complet + template
# Pipeline Commercial Excel : Maîtrisez Votre Portefeuille de Prospects Chaque jour, des opportunités vous échappent. Un prospect oublié, une relance manquée, une étape non suivie... Ces petites failles coûtent cher à votre chiffre d'affaires. Le pipeline commercial est votre meilleur allié pour transformer cette réalité. C'est l'outil qui vous permet de visualiser en un coup d'œil où en est chaque prospect, quelle action entreprendre et quand conclure. Plutôt que de jongler entre emails et notes éparses, vous disposez d'une vue d'ensemble structurée de vos opportunités. Excel offre une solution puissante et flexible pour construire ce pipeline sans dépendre d'outils externes coûteux. Avec les bonnes formules et une organisation intelligente, vous créez un système de suivi qui s'adapte à votre processus commercial unique. Cette page vous guide pour mettre en place un pipeline Excel performant : étapes de qualification, suivi des interactions, estimation des revenus et alertes automatiques. Vous découvrirez également comment exploiter vos données pour identifier vos meilleurs prospects et optimiser votre taux de conversion. Un template Excel gratuit et prêt à l'emploi vous attend pour démarrer immédiatement.
Le probleme
Le commercial fait face à une gestion chaotique de ses prospects. Sans système centralisé, les informations se dispersent entre emails, notes manuscrites et appels téléphoniques. Il perd du temps à chercher le dernier échange avec un prospect ou à vérifier s'il a déjà été contacté. Les relances s'oublient, les opportunités s'échappent. Il ne sait pas précisément où en est chaque dossier : en phase de découverte, en négociation ou en attente ? Les doubles contacts créent de mauvaises impressions. Sans vue d'ensemble, impossible de prioriser les prospects prometteurs ou d'identifier les goulets d'étranglement. Le commercial perd en crédibilité et en efficacité, frustré de gérer l'administratif au lieu de vendre. Un suivi structuré manque cruellement pour transformer les prospects en clients.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous vos prospects dans un seul fichier au lieu de jongler entre emails, notes et outils dispersés.
Augmentez votre taux de conversion de 15-20% en identifiant automatiquement les prospects les plus mûrs grâce aux formules de scoring et de suivi de relance.
Éliminez les prospects oubliés en configurant des alertes visuelles (mise en forme conditionnelle) pour les suivis en retard et les dates limites critiques.
Réduisez les erreurs de saisie et les doublons de 90% grâce aux listes de validation et aux formules de détection automatique.
Doublez votre productivité commerciale en générant des tableaux de bord en temps réel qui affichent votre pipeline, votre chiffre d'affaires prévisionnel et vos performances par étape de vente.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Créez un nouveau classeur Excel et définissez les colonnes principales pour suivre vos prospects. Vous allez organiser les informations essentielles : identité du prospect, statut du suivi, valeur de l'opportunité et dates clés. Cette structure sera la base de votre système de suivi.
Nommez vos colonnes en ligne 1 avec un format en gras et couleur de fond pour les différencier. Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré Excel.
Définir les colonnes de données
Ajoutez les colonnes suivantes : ID Prospect, Nom, Entreprise, Email, Téléphone, Statut (Nouveau/En cours/Proposition/Gagné/Perdu), Montant HT, Date de création, Date de suivi. Ces colonnes couvrent l'identification, le suivi et la valeur commerciale de chaque prospect.
Laissez la colonne A pour l'ID (numérotation automatique). Utilisez des listes déroulantes pour la colonne Statut avec Données > Validation.
Ajouter des données d'exemple
Insérez 5-10 lignes de données réalistes pour tester votre template. Par exemple : un prospect nommé 'Dupont SARL' en statut 'En cours' avec un montant de 15 000€. Ces données vous permettront de vérifier que vos formules fonctionnent correctement.
Utilisez des montants variés (5 000€ à 50 000€) et des statuts différents pour avoir un jeu de données représentatif.
Créer une colonne de statut numérique
Ajoutez une colonne 'Priorité' qui convertit le statut texte en valeur numérique (Nouveau=3, En cours=2, Proposition=1, Gagné=0, Perdu=-1). Cela facilitera les tris et les analyses ultérieures. Utilisez une formule IF imbriquée pour automatiser cette conversion.
=SI(E2="Nouveau";3;SI(E2="En cours";2;SI(E2="Proposition";1;SI(E2="Gagné";0;SI(E2="Perdu";-1;"")))))Copiez cette formule dans toute la colonne. Elle s'adaptera automatiquement à chaque ligne.
Calculer le montant total par statut
Créez un tableau de synthèse en haut ou sur une feuille séparée pour visualiser rapidement le chiffre d'affaires potentiel par statut. Utilisez SOMME.SI pour additionner les montants filtrés par statut. Cela donne une vue d'ensemble du pipeline commercial.
=SOMME.SI($E$2:$E$100;"En cours";$G$2:$G$100)Créez une ligne pour chaque statut : Nouveau, En cours, Proposition, Gagné, Perdu. Utilisez les références absolues ($) pour que la formule reste stable lors des copies.
Compter les prospects par statut
Ajoutez une colonne 'Nombre de prospects' dans votre synthèse pour savoir combien de dossiers vous suivez à chaque étape. Utilisez NBSI pour compter les cellules correspondant à chaque statut. Cette métrique mesure votre activité commerciale.
=NBSI($E$2:$E$100;"Gagné")Vous pouvez aussi utiliser COUNTIF en anglais : =COUNTIF($E$2:$E$100;"Gagné"). Adaptez la plage selon votre nombre de prospects.
Ajouter un indicateur de délai de suivi
Créez une colonne 'Jours depuis suivi' qui calcule le nombre de jours écoulés depuis la dernière action. Cela vous aide à identifier les prospects négligés. Utilisez la formule AUJOURD'HUI() pour obtenir la date actuelle automatiquement.
=AUJOURD'HUI()-H2Appliquez une mise en forme conditionnelle : rouge si >30 jours, orange si >15 jours, vert sinon. Cela repère visuellement les prospects à relancer.
Créer un tableau de bord KPI
Résumez les métriques clés : nombre total de prospects, montant total du pipeline, taux de conversion (Gagné/Total), montant moyen par prospect. Ces KPI donnent une vue executive de votre performance commerciale.
=SOMME.SI($E$2:$E$100;"Gagné";$G$2:$G$100)/SOMME($G$2:$G$100)Formatez les cellules de synthèse en gros caractères avec couleurs de fond contrastées. Utilisez des graphiques (camembert pour statuts, histogramme pour montants) pour plus de clarté.
Mettre en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les prospects prioritaires. Par exemple : surlignez en rouge les prospects 'Gagné', en orange les 'Proposition', en vert les 'En cours'. Cela améliore la lisibilité et l'identification rapide des actions à mener.
Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle. Créez une règle par statut avec des couleurs cohérentes et professionnelles.
Protéger et finaliser le template
Verrouillez les formules et l'en-tête pour éviter les modifications accidentelles. Laissez les colonnes de données modifiables pour que les commerciaux puissent entrer leurs informations. Enregistrez le fichier comme modèle Excel (.xltx) pour le réutiliser.
Allez dans Révision > Protéger la feuille, décochez 'Formules' et 'Cellules verrouillées'. Enregistrez en Format > Modèle Excel (.xltx) pour créer facilement de nouveaux fichiers.
Fonctionnalites du template
Suivi du statut des prospects avec code couleur
Identifiez instantanément l'état de chaque prospect (nouveau, en discussion, proposition envoyée, gagné, perdu) grâce à une mise en forme conditionnelle. Gagnez du temps dans vos relances prioritaires.
Calcul automatique du montant total du pipeline
Le pipeline commercial se met à jour en temps réel en additionnant tous les prospects actifs pondérés par leur probabilité de conversion. Visualisez votre chiffre d'affaires prévisionnel.
=SOMME(C2:C100*D2:D100)Alerte automatique pour les relances en retard
Les prospects sans contact depuis X jours s'affichent en rouge. Vous ne manquez plus aucune relance critique et respectez votre cadence commerciale.
=SI(AUJOURD'HUI()-F2>14,"Relance requise","")Tableau de bord avec taux de conversion par source
Analysez quelles sources (appels, emails, réseaux) génèrent le plus de clients. Optimisez votre stratégie d'acquisition en fonction des données réelles.
=NBSI(G2:G100,"Gagné")/COUNTA(G2:G100)Classement automatique des prospects par montant potentiel
Identifiez vos plus gros enjeux en un coup d'œil. Les prospects sont triés par chiffre d'affaires potentiel pour prioriser vos efforts commerciaux.
=LARGE(C2:C100,LIGNE()-1)Historique des interactions avec date et notes
Consignez chaque appel, email ou réunion avec horodatage automatique. Retrouvez l'historique complet pour une relance personnalisée et professionnelle.
=MAINTENANT()Exemples concrets
Suivi mensuel des ventes et atteinte des objectifs
Marie, commerciale chez un éditeur de logiciels SaaS, doit présenter ses résultats mensuels à sa direction et justifier son positionnement par rapport aux objectifs trimestriels.
Janvier: 45 000€ (objectif: 40 000€), Février: 52 000€ (objectif: 40 000€), Mars: 48 000€ (objectif: 40 000€). Clients acquis: 12, 15, 10. Taux de conversion: 18%, 22%, 19%.
Resultat : Un tableau de bord avec progression mensuelle, écart à l'objectif (+12,5% en janvier), courbe de tendance, et identification des mois les plus productifs. Calcul automatique du cumul trimestriel (145 000€ vs 120 000€ objectif) avec visualisation graphique.
Gestion du pipeline et priorisation des prospects chauds
Thomas, commercial en BtoB dans le secteur industriel, gère 87 prospects répartis sur plusieurs étapes du cycle de vente. Il doit identifier rapidement les opportunités à relancer et estimer son chiffre d'affaires prévisionnel.
Prospects en phase 'Devis envoyé': 23 (valeur moyenne: 8 500€), 'Négociation': 12 (valeur moyenne: 15 000€), 'Appel décision': 8 (valeur moyenne: 22 000€). Taux de conversion historique par étape: 35%, 60%, 85%.
Resultat : Un rapport de pipeline montrant le CA prévisionnel pondéré (23×8500×35% + 12×15000×60% + 8×22000×85% = 189 750€), la liste des 8 prospects en phase critique triée par montant décroissant, et un indicateur d'alerte sur les prospects sans contact depuis 15 jours.
Analyse comparative et identification des meilleures pratiques commerciales
Sylvain, manager commercial d'une équipe de 6 vendeurs, doit évaluer la performance individuelle, identifier les écarts et partager les bonnes pratiques pour améliorer la performance collective.
Vendeur A: 156 000€ (42 appels/mois, 8 RDV, 3 contrats), Vendeur B: 128 000€ (35 appels, 5 RDV, 2 contrats), Vendeur C: 142 000€ (51 appels, 12 RDV, 4 contrats). Ticket moyen: 38 000€, 42 000€, 35 500€.
Resultat : Un classement de performance avec KPIs comparatifs (ratio appels/contrats, coût d'acquisition par vendeur, ticket moyen), identification que le Vendeur C a le meilleur taux de transformation (23,5% RDV→contrat vs 17,6% pour A et 18% pour B), et un tableau recommandant que l'équipe adopte ses techniques de qualification.
Astuces de pro
Segmenter automatiquement les prospects par score de priorité
Créez une colonne de scoring automatique qui classe vos prospects en temps réel. Utilisez une formule combinant plusieurs critères (montant potentiel, délai de décision, nombre de contacts) pour identifier instantanément sur qui vous concentrer. Gagnez du temps en filtrant directement sur cette colonne pour voir vos meilleures opportunités du jour.
=SI(ET(B2>5000;C2<30;D2>2);"🔴 PRIORITÉ";SI(ET(B2>2000;C2<60);"🟡 MOYEN";"🟢 SUIVI"))Créer des alertes visuelles avec mise en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les prospects sans contact depuis plus de 7 jours ou ceux en phase finale de négociation. Cela vous permet de repérer en un coup d'œil les actions urgentes sans parcourir toute votre liste. Utilisez le raccourci Ctrl+Shift+L pour activer les filtres rapidement.
=AUJOURD'HUI()-E2>7Automatiser les relances avec une colonne de prochaine action
Insérez une colonne calculée qui détermine automatiquement votre prochaine action et sa date. Combinez AUJOURD'HUI() avec une logique IF pour générer des tâches sans intervention manuelle. Triez par cette colonne chaque matin pour avoir votre plan d'action structuré en 30 secondes.
=SI(JOUR(AUJOURD'HUI()-E2)=7;"Relance par mail le "&TEXT(E2+7;"dd/mm");SI(F2="Devis envoyé";"Suivi devis le "&TEXT(E2+3;"dd/mm");""))Utiliser les tableaux croisés dynamiques pour analyser vos pipelines
Créez un TCD pour visualiser en 2 minutes votre chiffre d'affaires potentiel par étape de vente et par source. Cela vous aide à identifier les goulots d'étranglement et à justifier vos efforts commerciaux. Raccourci : Insérer > Tableau croisé dynamique (Ctrl+T pour sélectionner les données rapidement).