Créer un suivi de plan de formation avec Excel : Template pour Responsables RH
# Suivi du plan de formation : Pilotez vos compétences avec Excel Le suivi du plan de formation est une mission stratégique pour tout responsable RH. Chaque année, vous devez concilier les besoins métier, les aspirations des collaborateurs et les contraintes budgétaires. Or, sans outils adaptés, cette gestion devient rapidement chaotique : formations oubliées, budgets dépassés, compétences non développées. Excel vous permet de transformer cette complexité en processus maîtrisé. Un suivi structuré du plan de formation vous offre plusieurs avantages concrets : identifier les écarts de compétences, planifier les formations au bon moment, mesurer le ROI de vos investissements en développement RH, et démontrer l'impact de vos actions auprès de la direction. Cette page vous guide pour créer un système de suivi efficace, du diagnostic initial à l'évaluation des résultats. Vous découvrirez comment organiser vos données, automatiser les calculs et générer des tableaux de bord parlants. Bonne nouvelle : nous mettons à votre disposition un **template Excel gratuit**, prêt à l'emploi et personnalisable selon votre contexte. Fini les feuilles de calcul disparates – place à une gestion professionnelle et transparente de vos formations.
Le probleme
Le Responsable RH fait face à un véritable casse-tête : suivre les formations de centaines d'employés dispersés dans plusieurs départements. Les données arrivent de sources différentes (catalogues de formation, demandes manuscrites, emails), créant un chaos organisationnel. Les vrais problèmes quotidiens : identifier qui a suivi quelle formation, vérifier les certifications expirées, anticiper les renouvellements obligatoires. Sans système centralisé, impossible de savoir rapidement si un collaborateur est à jour sur ses formations légales ou développement de compétences. S'ajoute la frustration de générer manuellement des rapports pour la direction, de relancer les managers pour les mises à jour, et de gérer les doublons dans les listes. Le temps perdu en recherche d'informations fragmentées pourrait être consacré à la stratégie RH véritable. Résultat : risques de non-conformité, collaborateurs démotivés par des formations mal coordonnées, et une vision floue du capital humain réel de l'entreprise.
Les benefices
Gagnez 4-5 heures par semaine en centralisant tous les dossiers de formation dans un seul fichier au lieu de jongler entre emails et documents éparpillés. Automatisez les rappels de renouvellement de certifications avec des formules de date.
Réduisez les erreurs administratives de 80% en utilisant la validation de données et les listes déroulantes pour les statuts de formation (planifiée, en cours, validée, expirée). Évitez les doublons et les incohérences de saisie.
Optimisez votre budget formation de 15-20% en créant des tableaux croisés dynamiques pour analyser les dépenses par département, collaborateur ou type de formation. Identifiez rapidement les écarts budgétaires et ajustez vos allocations.
Générez automatiquement des rapports de conformité en 10 minutes pour audits et réglementations (RGPD, obligations légales) grâce à des filtres et formules de synthèse. Documentez facilement les justificatifs de formation requise par poste.
Améliorez le suivi des compétences en créant un dashboard visuel avec graphiques qui montrent l'évolution des formations par collaborateur et les gaps de compétences à combler. Prenez des décisions RH plus éclairées et rapides.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau principal
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes de colonnes essentiels pour le suivi des formations. Ces colonnes constitueront la base de votre système de suivi et permettront de centraliser toutes les informations relatives aux formations des collaborateurs.
Créez les colonnes suivantes : ID Collaborateur | Nom | Prénom | Département | Formation Suivie | Date Début | Date Fin | Durée (heures) | Coût (€) | Statut | Formateur | Certification Obtenue
Ajouter les données d'exemple
Remplissez le tableau avec des données réalistes pour tester votre template. Utilisez au moins 10-15 lignes d'exemples couvrant différents départements, formations et statuts (Planifiée, En cours, Complétée, Annulée) pour refléter la diversité de votre activité RH.
Exemple de données : Collaborateur 001 | Dupont | Marie | Ventes | Excel Avancé | 01/02/2024 | 15/02/2024 | 20 | 500 | Complétée | Institut ABC | Oui
Convertir en tableau structuré
Sélectionnez l'ensemble de vos données (en-têtes inclus) et convertissez-les en tableau structuré Excel. Cela permettra une gestion dynamique des données, des filtres automatiques et facilitera l'ajout de nouvelles formations sans réajuster les formules.
Sélectionnez vos données → Onglet Accueil → Format en tant que tableau → Choisissez un style et cochez 'Mon tableau a des en-têtes'
Créer une colonne de calcul de durée
Ajoutez une colonne 'Durée (jours)' pour calculer automatiquement le nombre de jours entre la date de début et la date de fin. Cette information est utile pour les statistiques de formation et la planification des ressources.
=SI([@[Date Fin]]="";"En cours";[@[Date Fin]]-[@[Date Début]])Formatez cette colonne en nombre entier. Si la formation est en cours, la formule affichera 'En cours' au lieu d'une valeur négative
Ajouter un tableau de synthèse par département
Créez une section de synthèse dans un espace dédié du classeur pour visualiser rapidement le nombre de formations par département. Utilisez COUNTIF pour compter les formations complétées par département et identifier les besoins de formation par zone.
=COUNTIF([Département];"Ventes")Créez un petit tableau avec les noms des départements et utilisez cette formule pour chaque département. Exemple : Ventes | =COUNTIF([Département];"Ventes") | Résultat : 5 formations
Calculer le coût total des formations par statut
Ajoutez des indicateurs clés montrant le coût total des formations par statut (Planifiée, En cours, Complétée). Cela permet au responsable RH de suivre le budget de formation et d'identifier les investissements réalisés versus prévus.
=SUMIF([Statut];"Complétée";[Coût (€)])Créez une ligne pour chaque statut : Formations Complétées | =SUMIF([Statut];"Complétée";[Coût (€)]) | Formations Planifiées | =SUMIF([Statut];"Planifiée";[Coût (€)])
Créer un indicateur de taux de certification
Calculez le pourcentage de collaborateurs ayant obtenu une certification par rapport au nombre total de formations complétées. Cet indicateur mesure l'efficacité réelle des formations et le ROI de vos investissements en développement des compétences.
=COUNTIF([Certification Obtenue];"Oui")/COUNTIF([Statut];"Complétée")Formatez le résultat en pourcentage. Exemple : 12 certifications obtenues / 15 formations complétées = 80%. Affichez ce KPI en évidence avec mise en forme conditionnelle
Ajouter des filtres et des segments
Activez les filtres sur votre tableau structuré pour permettre au responsable RH de filtrer rapidement par département, statut, formateur ou période. Ajoutez des segments (Slicers) pour une navigation visuelle et intuitive entre les différentes vues.
Onglet Données → Filtre automatique pour les filtres simples. Pour les Slicers : Onglet Insertion → Segment → Sélectionnez les colonnes clés (Département, Statut, Année)
Créer un tableau de bord avec graphiques
Insérez des graphiques pour visualiser les tendances : nombre de formations par mois, répartition par département, coût par formation. Ces visualisations facilitent la présentation aux dirigeants et l'identification rapide des tendances.
Créez un graphique en colonnes pour les formations par mois, un graphique en secteurs pour la répartition par département, et un graphique en barres pour le coût par formation. Utilisez des données dynamiques (plages nommées) pour que les graphiques se mettent à jour automatiquement
Mettre en place une validation de données et mise en forme conditionnelle
Ajoutez une validation de données sur la colonne 'Statut' pour garantir la cohérence des entrées (liste déroulante : Planifiée, En cours, Complétée, Annulée). Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les formations en retard ou les statuts particuliers.
=IF(AND([@[Date Fin]]<TODAY();[@Statut]<>"Complétée");TRUE;FALSE)Colonne Statut : Données → Validation → Liste → Planifiée, En cours, Complétée, Annulée. Mise en forme conditionnelle : Mise en forme → Règles de mise en évidence des cellules → Formule personnalisée pour surligner en rouge les formations en retard
Fonctionnalites du template
Suivi du statut de formation par collaborateur
Identifie rapidement qui a suivi, qui est en cours ou qui doit encore suivre une formation. Résout le problème de traçabilité et de relance des collaborateurs en retard.
=IF(C2="Complétée","✓",IF(C2="En cours","⏳","À faire"))Calcul automatique des jours de formation par collaborateur
Totalise les jours de formation suivis par personne pour respecter les obligations légales (20h minimum en France). Évite les oublis de comptabilisation.
=SUMIF($B$2:$B$100,A2,$E$2:$E$100)Alerte de dépassement de budget formation
Signal visuel quand le coût total des formations dépasse le budget annuel alloué. Prévient les dépassements budgétaires.
=IF(SUM(F2:F100)>$H$1,"⚠️ Budget dépassé","OK")Calendrier de planification avec dates d'expiration
Identifie les formations expirées ou expirant bientôt (certifications, habilitations). Garantit la conformité réglementaire.
=IF(D2<TODAY(),"Expiré",IF(D2<TODAY()+30,"Expire bientôt","Valide"))Tableau de bord avec taux de participation
Affiche le pourcentage de collaborateurs formés par domaine. Mesure l'efficacité du plan de formation et identifie les lacunes.
=COUNTIF(C2:C100,"Complétée")/COUNTA(A2:A100)Filtres et tri dynamiques par département/niveau
Permet de segmenter rapidement les données pour générer des rapports par équipe ou par type de formation. Gagne du temps dans l'analyse.
Exemples concrets
Suivi des formations obligatoires annuelles
Sophie, Responsable RH dans une PME de 150 salariés, doit assurer que tous les collaborateurs suivent les formations légales obligatoires (Sécurité, RGPD, Harcèlement). Elle doit identifier rapidement qui a complété sa formation et qui est en retard avant l'audit annuel.
Janvier: Formation Sécurité - 145/150 complétée (96,7%), Formation RGPD - 132/150 complétée (88%), Formation Harcèlement - 128/150 complétée (85,3%). Collaborateurs en retard: 22 personnes pour au moins une formation.
Resultat : Un tableau de bord avec taux de complétion par formation, liste des salariés non-conformes, alertes visuelles (codes couleur: vert ≥90%, orange 70-89%, rouge <70%), et export automatique pour relance par département.
Planification des formations de développement par équipe
Jean-Paul, RH dans une agence de communication, pilote le plan de développement des compétences 2024. Il doit répartir le budget formation (25 000€) entre 8 équipes, suivre les demandes individuelles et les validations manager.
Équipe Design: 6 personnes, demandes = Formation Adobe (2 pers, 800€), UX/UI (3 pers, 1200€). Équipe Dev: 8 personnes, demandes = Python avancé (4 pers, 2000€), DevOps (2 pers, 1500€). Équipe RH: 3 personnes, demandes = Paie (1 pers, 600€), Recrutement (2 pers, 900€).
Resultat : Un tableau de suivi avec colonnes: Équipe, Collaborateur, Formation, Coût, Manager validé (Oui/Non), Budget restant. Synthèse par équipe avec dépenses vs budget alloué. Graphique de consommation budgétaire et liste des formations en attente de validation.
Suivi des certifications professionnelles et renouvellements
Valérie, RH dans un cabinet d'audit, gère les certifications obligatoires des consultants (certifications métier, ISO, formations continues). Elle doit anticiper les renouvellements et éviter les ruptures de conformité.
Consultant 1 (Dupont): Certification ISO 27001 - Expire 15/06/2024 (3 mois), Formation continue 2023 complétée. Consultant 2 (Martin): Certification Agile - Expire 22/11/2024 (9 mois), Formation continue 2024 en attente. Consultant 3 (Lefevre): Certification ISO 9001 - Expire 10/03/2024 (DÉPASSÉE).
Resultat : Un tableau avec dates d'expiration, indicateur d'urgence (rouge si <3 mois, orange si 3-6 mois, vert si >6 mois). Rapport automatique listant les certifications à renouveler dans les 90 jours. Historique des formations suivies par consultant pour justifier la conformité audit.
Astuces de pro
Automatiser les rappels de formations expirées avec formules conditionnelles
Créez une colonne "Statut" qui identifie automatiquement les formations expirées. Utilisez une formule qui compare la date d'expiration avec la date du jour. Cela permet de générer des alertes sans manipulation manuelle et de prioriser les renouvellements. Raccourci : Ctrl+Maj+F3 pour créer des noms de plages et simplifier vos formules.
=SI(B2<AUJOURD'HUI();"À RENOUVELER";SI(B2<AUJOURD'HUI()+30;"Expire bientôt";"OK"))Créer un tableau de bord de synthèse avec COUNTIFS pour le pilotage RH
Construisez une vue d'ensemble en une seule feuille qui compte les formations par type, par statut, par collaborateur. Utilisez COUNTIFS pour croiser plusieurs critères (ex: formations obligatoires non complétées par département). Cela vous donne une visibilité instantanée sur les écarts de conformité sans créer de rapports manuels.
=COUNTIFS($A$2:$A$100;"Obligatoire";$C$2:$C$100;"Non complétée";$D$2:$D$100;"IT")Utiliser les Tableaux croisés dynamiques pour analyser les tendances par département/métier
Créez un TCD à partir de vos données brutes (données → TCD) pour analyser rapidement le volume de formations par département, le coût moyen par type, ou les taux de complétion. Mettez à jour les données source en Ctrl+A puis Ctrl+Maj+F9 pour rafraîchir instantanément tous les TCD. Cela remplace 10 heures de consolidation manuelle par 5 minutes.
Automatiser l'export et l'envoi des certificats avec INDEX/MATCH
Combinez INDEX/MATCH pour récupérer automatiquement les informations du collaborateur (email, nom, date) dans un modèle de certificat. Créez une colonne helper qui génère le texte du certificat, puis copiez-collez spécial valeurs pour exporter. Gagnez du temps sur la génération en masse et réduisez les erreurs de saisie.
=CONCATENER("Certificat pour ";INDEX($B$2:$B$100;MATCH(A2;$A$2:$A$100;0));" - Formation validée le ";C2)