Créer une grille tarifaire fournisseurs avec Excel : modèle et guide complet
# Grille Tarifaire Fournisseurs : Maîtrisez Votre Stratégie Tarifaire La gestion des grilles tarifaires fournisseurs est au cœur de vos responsabilités d'acheteur. C'est elle qui détermine votre marge commerciale, votre compétitivité et ultimement, la rentabilité de votre entreprise. Pourtant, nombreux sont ceux qui jonglent encore entre des fichiers Excel disparates, des e-mails perdus et des négociations sans historique solide. Une grille tarifaire bien structurée vous permet de : - **Comparer rapidement** les offres de plusieurs fournisseurs - **Négocier avec des données** plutôt que de l'intuition - **Calculer automatiquement** vos prix de vente et marges - **Suivre l'évolution** des tarifs dans le temps - **Détecter les anomalies** et les opportunités d'optimisation Ce cas d'usage vous montre comment transformer Excel en véritable outil stratégique. Vous découvrirez comment organiser vos données, mettre en place des formules intelligentes et créer des analyses pertinentes pour vos décisions d'achat. Bonne nouvelle : nous vous proposons un **template Excel gratuit et prêt à l'emploi**, que vous pouvez adapter immédiatement à votre contexte. Découvrez comment l'utiliser pour gagner du temps et des marges.
Le probleme
# La problématique des grilles tarifaires en achat Le responsable achats jongle quotidiennement avec des grilles tarifaires disparates : fournisseurs multiples, conditions commerciales différentes, remises échelonnées selon volumes, délais de validité variables. Maintenir ces données à jour dans des fichiers Excel non structurés devient chronophage et source d'erreurs. Les vrais défis : comparer rapidement les prix entre fournisseurs, appliquer les bonnes remises selon les quantités commandées, détecter les augmentations tarifaires, négocier avec des données fiables. Souvent, ces informations sont dispersées en emails, PDFs ou classeurs mal organisés. Résultat : risque d'acheter au mauvais prix, impossibilité de justifier les décisions tarifaires auprès de la direction, perte de temps dans les recherches et recalculs manuels. Une grille tarifaire Excel bien structurée pourrait centraliser tout cela et automatiser les calculs critiques.
Les benefices
Gagnez 4-5 heures par semaine en centralisant vos grilles tarifaires et en supprimant les mises à jour manuelles sur plusieurs fichiers ou outils. Une seule source de vérité permet de mettre à jour tous les prix instantanément.
Réduisez les erreurs de facturation de 95% en liant automatiquement les commandes fournisseurs aux tarifs actualisés via des formules VLOOKUP. Chaque achat respecte immédiatement la dernière grille approuvée.
Identifiez en 10 minutes les écarts de prix et les anomalies (prix dupliqués, incohérences par volume) grâce à la mise en forme conditionnelle. Vous négociez mieux avec des données fiables et une vision claire des dérives tarifaires.
Économisez 8-12% sur vos achats en analysant rapidement l'impact des paliers de remise et des conditions de paiement. Les simulations de scénarios permettent de valider les meilleures conditions avant signature.
Gagnez la confiance de votre direction en générant en 5 minutes des rapports d'évolution tarifaire par fournisseur, catégorie ou période. Les données sont traçables et justifiables pour chaque décision d'achat.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau principal
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les colonnes essentielles pour votre grille tarifaire. Les colonnes doivent inclure : Référence Fournisseur, Désignation Produit, Catégorie, Quantité Min, Prix Unitaire HT, Remise (%), Prix Final HT et Date Validité. Cette structure permet de centraliser tous les tarifs fournisseurs et de les mettre à jour facilement.
Sélectionnez vos en-têtes et utilisez Ctrl+T pour convertir en tableau structuré Excel. Cela facilite les formules et le tri automatique.
Ajouter une feuille de référence fournisseurs
Créez une deuxième feuille nommée 'Fournisseurs' contenant la liste complète des fournisseurs avec leurs codes, noms et conditions commerciales. Cette feuille de référence servira de source pour les formules VLOOKUP et garantira la cohérence des données.
Utilisez des codes fournisseurs courts (ex: FRN001, FRN002) plutôt que les noms complets pour éviter les erreurs de saisie.
Implémenter la formule VLOOKUP pour récupérer les données fournisseur
Dans la colonne 'Désignation Produit', utilisez VLOOKUP pour rechercher automatiquement le nom du fournisseur basé sur sa référence. Cette formule récupère les informations depuis la feuille Fournisseurs et réduit les erreurs de saisie manuelle.
=IFERROR(VLOOKUP(A2,Fournisseurs!$A$2:$B$100,2,FALSE),"Non trouvé")Utilisez IFERROR pour afficher 'Non trouvé' si la référence n'existe pas. Cela aide à identifier rapidement les erreurs de saisie.
Calculer le prix après remise avec IF et ROUND
Dans la colonne 'Prix Final HT', créez une formule qui applique automatiquement la remise au prix unitaire et arrondit le résultat à 2 décimales. Utilisez IF pour vérifier si une remise existe avant de l'appliquer, sinon retourner le prix original.
=ROUND(IF(F2>0,E2*(1-F2/100),E2),2)Le ROUND(...,2) garantit que tous les prix sont affichés avec exactement 2 décimales, conforme aux normes comptables.
Ajouter une validation pour les quantités minimales
Créez une formule de vérification dans une colonne 'Alerte Stock' qui signale si la quantité commandée est inférieure au minimum requis. Cela aide le responsable achats à respecter les conditions commerciales et optimiser les coûts.
=IF(D2<C2,"ALERTE: Qté min="&C2,"OK")Appliquez une mise en forme conditionnelle (fond rouge) sur les cellules contenant 'ALERTE' pour une visibilité immédiate.
Créer un tableau de synthèse par catégorie
Ajoutez une troisième feuille 'Synthèse' avec un tableau croisé dynamique ou des formules SOMME.SI pour analyser le coût total par catégorie de produit. Cela permet une vue d'ensemble rapide du portefeuille d'achats.
=SUMIF(Grille!$C$2:$C$100,"Matières Premières",Grille!$G$2:$G$100)Utilisez des graphiques en camembert ou en colonnes pour visualiser la répartition des dépenses par catégorie.
Intégrer une colonne de suivi de validité tarifaire
Ajoutez une formule dans la colonne 'Statut Tarif' qui compare la date de validité avec la date du jour. Elle affiche 'VALIDE', 'À RENOUVELER' ou 'EXPIRÉ' pour éviter d'utiliser des tarifs obsolètes lors des commandes.
=IF(H2<TODAY(),"EXPIRÉ",IF(H2<TODAY()+30,"À RENOUVELER","VALIDE"))Formatez les cellules 'EXPIRÉ' en rouge et 'À RENOUVELER' en orange pour une gestion proactive des tarifs.
Ajouter un filtre automatique et des segments
Activez les filtres automatiques sur votre tableau principal pour permettre des recherches rapides par fournisseur, catégorie ou statut tarifaire. Les segments (Slicers) offrent une interface visuelle pour filtrer plusieurs critères simultanément.
Insérez un Slicer via l'onglet 'Insertion' pour filtrer visuellement par Catégorie et Statut Tarif. Cela accélère l'analyse.
Protéger la grille tarifaire contre les modifications accidentelles
Verrouillez les colonnes de formules (Prix Final, Alerte, Statut) en utilisant la protection de feuille. Seules les colonnes de saisie (Référence, Quantité, Remise) resteront modifiables pour éviter les erreurs de formules.
Allez dans Révision > Protéger la feuille et définissez un mot de passe. Sélectionnez les plages éditables avant de protéger.
Exporter et partager le template avec les équipes
Enregistrez votre grille tarifaire en format Excel (.xlsx) et créez une version 'template' vierge à partager avec les fournisseurs ou autres responsables achats. Documentez les instructions d'utilisation dans un onglet 'Guide' pour garantir une utilisation cohérente.
Créez un fichier 'Grille_Tarifaire_Template_vierge.xlsx' séparé avec les formules mais sans données. Ajoutez un onglet 'Mode d'emploi' avec des captures d'écran.
Fonctionnalites du template
Calcul automatique des marges et prix de revient
Calcule instantanément le prix de revient et la marge commerciale en fonction du coût d'achat et du coefficient multiplicateur saisi. Résout le problème de calculs manuels répétitifs et sources d'erreurs.
=C2*D2Comparaison multi-fournisseurs avec mise en forme conditionnelle
Identifie automatiquement le fournisseur le moins cher pour chaque produit en surlignant la meilleure offre. Aide le responsable achats à optimiser ses négociations et ses choix fournisseurs rapidement.
=MIN(E2:H2)Détection des écarts tarifaires et alertes
Signale les prix anormaux (hausse > 10% ou baisse > 15% par rapport à la moyenne) avec code couleur. Prévient les erreurs de saisie et les variations suspectes de tarifs.
=SI(OU(B2>MOYENNE($B$2:$B$100)*1.1,B2<MOYENNE($B$2:$B$100)*0.85),"ALERTE","OK")Grille de remise progressive avec calcul dynamique
Applique automatiquement les remises selon les quantités commandées (ex: -5% pour 100+ unités, -10% pour 500+). Permet une tarification flexible et encourage les achats en volume.
=SI(A2>=500,B2*0.9,SI(A2>=100,B2*0.95,B2))Tableau de synthèse avec totaux par catégorie et fournisseur
Agrège automatiquement les montants par catégorie de produits et par fournisseur via un tableau croisé dynamique. Offre une vue d'ensemble des dépenses pour les analyses budgétaires.
=SOMME.SI($C$2:$C$100,E2,$D$2:$D$100)Export et historique des versions tarifaires datées
Archive automatiquement chaque version de grille avec date et version. Permet de tracer l'historique des négociations et de comparer l'évolution des prix dans le temps.
Exemples concrets
Négociation tarifaire multi-fournisseurs
Jean, Responsable achats chez un fabricant automobile, doit comparer les tarifs de 4 fournisseurs pour des pièces détachées identiques afin de sélectionner le meilleur rapport qualité-prix.
Pièce XR-2450: Fournisseur A = 12,50€/u (délai 5j), Fournisseur B = 11,80€/u (délai 8j), Fournisseur C = 13,20€/u (délai 3j), Fournisseur D = 11,50€/u (délai 12j). Volume annuel estimé: 5000 unités.
Resultat : Grille comparative montrant: prix unitaire, coût total annuel, délai de livraison, score de fiabilité. Identification du fournisseur optimal (Fournisseur D = 57500€ annuel) et alternatives de secours. Visualisation graphique des écarts tarifaires.
Suivi des augmentations tarifaires fournisseurs
Sophie, Responsable achats dans une chaîne de distribution alimentaire, doit tracker les variations de prix de ses 15 fournisseurs clés sur 12 mois pour anticiper l'inflation et négocier les contrats annuels.
Fournisseur Laitier: Janvier 2,40€/L → Décembre 2,68€/L (+11,7%). Fournisseur Fruits: Janvier 0,85€/kg → Décembre 0,92€/kg (+8,2%). Volume mensuel: 10000L et 5000kg respectivement.
Resultat : Tableau d'évolution mensuelle avec colonnes: mois, prix précédent, prix actuel, variation %, impact budgétaire. Graphique de tendance par fournisseur. Alerte automatique si hausse > 5%. Calcul du surcoût annuel cumulé (exemple: +18500€ identifiés).
Gestion des tarifs par segment client
Marc, Responsable achats B2B dans une PME de fournitures industrielles, applique des grilles tarifaires dégressives selon le volume d'achat et le type de client (PME, ETI, Grand compte) pour optimiser ses marges.
Article MX-500: PME (< 100 u/mois) = 15€, ETI (100-500 u/mois) = 13,50€, Grand compte (> 500 u/mois) = 12€. Clients actuels: 12 PME, 5 ETI, 2 Grands comptes.
Resultat : Matrice tarifaire par segment avec volumes min/max et prix appliqués. Calcul du chiffre d'affaires par segment et par article. Simulation: si 3 PME passent à 150 u/mois, impact sur le CA et les marges (+2850€ identifiés). Tableau de bord pour ajuster la stratégie tarifaire.
Astuces de pro
Créer des grilles tarifaires dynamiques avec INDEX/MATCH
Automatisez la recherche de prix en fonction de plusieurs critères (fournisseur, volume, date). Cela élimine les mises à jour manuelles et réduit les erreurs de facturation. Utilisez INDEX/MATCH plutôt que VLOOKUP pour plus de flexibilité (recherche bidirectionnelle, colonnes réorganisées sans impact).
=INDEX($C$2:$C$100;MATCH(1;($A$2:$A$100=A1)*($B$2:$B$100=B1);0))Mettre en place des alertes de dérive tarifaire avec mise en forme conditionnelle
Surlignez automatiquement les prix qui s'écartent de votre budget ou de vos seuils d'acceptabilité. Cela permet de détecter rapidement les augmentations suspectes et de négocier avant validation. Utilisez la mise en forme conditionnelle avec des formules personnalisées.
=OU(C2>D2*1.1;C2<D2*0.9)Structurer avec des tableaux (Ctrl+T) pour des analyses rapides
Convertissez votre grille en tableau Excel natif. Cela active automatiquement les filtres, facilite les tris multi-critères, et permet des calculs de totaux dynamiques. Les formules s'auto-complètent aussi sur les nouvelles lignes, ce qui accélère la saisie et réduit les oublis.
Comparer les grilles fournisseurs avec SUMPRODUCT pour l'analyse TCO
Calculez le coût total d'acquisition (TCO) en intégrant prix, délais, minimums de commande et conditions de paiement. Cela vous permet de comparer objectivement les fournisseurs au-delà du seul prix unitaire et de justifier vos décisions d'achat auprès de la direction.
=SUMPRODUCT((Grille1!C:C*Grille1!D:D)+Grille1!E:E)-SUMPRODUCT((Grille2!C:C*Grille2!D:D)+Grille2!E:E)