Créer un suivi des contrats services généraux avec Excel
# Suivi des contrats services généraux : Maîtrisez vos échéances et renouvellements La gestion des contrats de services généraux représente l'une de vos responsabilités les plus critiques. Nettoyage, maintenance, sécurité, fournitures... chaque contrat a une date limite, des conditions spécifiques et des impacts directs sur le fonctionnement quotidien de votre entreprise. Un renouvellement oublié ? C'est un service interrompu, une perturbation opérationnelle et potentiellement des surcoûts. Une renégociation manquée ? Vous payez plus cher que nécessaire. Des conditions mal documentées ? Vous n'avez aucun recours en cas de litige. Pourtant, suivre manuellement plusieurs contrats simultanément, avec des dates différentes et des conditions variables, devient rapidement ingérable. Les feuilles dispersées, les rappels dans les calendriers personnels et les informations fragmentées génèrent stress et risques d'erreur. C'est pourquoi un outil de suivi centralisé et structuré change tout. Excel vous permet de créer un système simple mais puissant : visualiser toutes vos échéances, anticiper les renouvellements, documenter les conditions et optimiser vos budgets. Découvrez comment mettre en place un suivi efficace avec notre template Excel gratuit, conçu spécifiquement pour les Office Managers comme vous.
Le probleme
L'Office Manager jongle avec des dizaines de contrats dispersés : fournisseurs, services, licences logicielles. Les dates d'expiration se perdent dans les emails, les renouvellements sont oubliés, générant des surcoûts ou des interruptions de service. Les conditions tarifaires ne sont jamais à jour, les responsables des renouvellements restent flous, et les alertes arrivent trop tard. Pire encore, chaque demande de statut contractuel exige une chasse aux documents. Les versions s'accumulent sans traçabilité. Impossible de savoir rapidement quels contrats arrivent à expiration, qui doit être contacté, ou quel budget reste disponible. Cette désorganisation crée du stress, des appels d'urgence, et des négociations précipitées sans préparation. L'Office Manager souhaite simplement une visibilité centralisée, des alertes automatiques et un suivi fiable pour regagner le contrôle et anticiper sereinement.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous vos contrats dans un seul fichier au lieu de consulter des emails et des dossiers dispersés.
Réduisez les oublis de renouvellement de 95% en configurant des alertes automatiques sur les dates d'échéance critiques.
Éliminez les erreurs de facturation et les litiges en croisant instantanément les conditions contractuelles avec vos commandes via des formules de validation.
Diminuez le temps de recherche d'informations de 80% en créant des tableaux de bord avec filtres et recherches rapides par client, fournisseur ou statut.
Économisez 5-6 heures mensuelles en générant automatiquement des rapports de conformité et des synthèses pour la direction sans ressaisie manuelle.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes de colonnes essentiels pour le suivi des contrats. Ces colonnes formeront la base de votre système de gestion, permettant de centraliser toutes les informations contractuelles importantes.
Utilisez Ctrl+T pour convertir vos données en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules et de mises en forme conditionnelles.
Définir les colonnes principales
Ajoutez les colonnes suivantes dans la première ligne : Numéro Contrat | Fournisseur/Client | Date Signature | Date Début | Date Fin | Montant (€) | Statut | Jours Restants | Alerte Renouvellement. Ces colonnes couvrent tous les aspects critiques du suivi contractuel.
Formatez les en-têtes en gras et avec une couleur de fond pour les rendre plus visibles. Utilisez une police professionnelle comme Calibri ou Arial.
Ajouter des données d'exemple
Insérez 5-6 lignes de données réalistes pour tester votre template. Par exemple : contrat avec Acme Corp signé le 15/01/2023, début 01/02/2023, fin 31/01/2024, montant 15 000€. Cela vous permettra de valider vos formules avant la mise en production.
Utilisez des dates au format JJ/MM/AAAA pour éviter les erreurs de reconnaissance par Excel. Vous pouvez copier-coller ces données depuis votre système de gestion existant.
Créer la colonne 'Jours Restants' avec DATEDIF
Insérez une formule dans la colonne 'Jours Restants' pour calculer automatiquement le nombre de jours avant l'expiration du contrat. Cette information est cruciale pour anticiper les renouvellements et éviter les ruptures de service.
=DATEDIF(TODAY();E2;"D")Si le résultat est négatif, le contrat est expiré. Vous pouvez ajouter une formule IF pour afficher 'EXPIRÉ' au lieu d'un nombre négatif.
Configurer le statut automatique avec IF
Créez une formule dans la colonne 'Statut' qui affiche automatiquement l'état du contrat (Actif, En alerte, Expiré) en fonction de la date d'aujourd'hui et de la date de fin. Cela offre une vue d'ensemble instantanée de la santé de votre portefeuille contractuel.
=IF(E2<TODAY();"EXPIRÉ";IF(DATEDIF(TODAY();E2;"D")<=30;"EN ALERTE";"ACTIF"))Adaptez le seuil d'alerte (30 jours) selon votre besoin. Les contrats à renouveler rapidement s'afficheront en orange avec mise en forme conditionnelle.
Ajouter la colonne 'Alerte Renouvellement'
Insérez une formule qui génère automatiquement une alerte visuelle 90 jours avant l'expiration du contrat. Cela donne à l'Office Manager le temps nécessaire pour lancer les processus de renouvellement ou de renégociation.
=IF(AND(DATEDIF(TODAY();E2;"D")<=90;DATEDIF(TODAY();E2;"D")>0);"À RENOUVELER";"")Combinez cette formule avec une mise en forme conditionnelle en rouge pour que les alertes sautent aux yeux. Utilisez la mise en forme > Nouvelle règle > Formule personnalisée.
Mettre en forme le tableau avec mise en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle aux colonnes 'Statut' et 'Alerte Renouvellement' pour colorer automatiquement les cellules selon leur contenu. Vert pour 'ACTIF', orange pour 'EN ALERTE', rouge pour 'EXPIRÉ' et 'À RENOUVELER'.
Sélectionnez la plage concernée, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, et créez des règles basées sur le texte. Cela facilite la lecture rapide du statut des contrats.
Créer un tableau de synthèse avec COUNTIF
Ajoutez une section de synthèse en bas du classeur qui compte automatiquement le nombre de contrats par statut (Actifs, En alerte, Expirés). Cette vue d'ensemble aide l'Office Manager à avoir une visibilité globale en un coup d'œil.
=COUNTIF(G:G;"ACTIF") | =COUNTIF(G:G;"EN ALERTE") | =COUNTIF(G:G;"EXPIRÉ")Créez cette synthèse dans une zone séparée avec des titres clairs. Vous pouvez même créer un petit graphique pour visualiser la répartition des contrats.
Ajouter des filtres et tris automatiques
Activez les filtres automatiques sur votre tableau structuré pour permettre à l'Office Manager de filtrer par fournisseur, statut ou date d'expiration. Cela rend le suivi beaucoup plus flexible selon les besoins du moment.
Sélectionnez votre tableau et allez dans Données > Filtrer. Les flèches de filtre apparaîtront dans chaque en-tête. Vous pouvez aussi créer des segments pour un filtrage plus visuel.
Protéger et finaliser le template
Protégez les colonnes de formules (Jours Restants, Statut, Alerte) pour éviter les modifications accidentelles, tout en laissant les colonnes de saisie (Fournisseur, Dates, Montant) accessibles. Enregistrez le fichier comme template réutilisable.
Allez dans Révision > Protéger la feuille, sélectionnez les cellules à protéger, puis enregistrez en .xltx pour créer un véritable template. Cela garantit que chaque nouveau contrat sera suivi avec les mêmes formules.
Fonctionnalites du template
Alerte automatique des dates d'expiration
Les contrats expirant dans 30 jours s'affichent en rouge pour éviter les oublis de renouvellement
=SI(ET(A2<>"",(A2-AUJOURD'HUI())<=30,(A2-AUJOURD'HUI())>0),"ALERTE","")Calcul automatique des jours restants
Affiche le nombre de jours avant expiration pour chaque contrat, facilitant la planification
=SI(A2="","",A2-AUJOURD'HUI())Suivi des coûts annuels par fournisseur
Totalise automatiquement les dépenses par fournisseur pour optimiser les budgets et négocier
=SOMME.SI($B$2:$B$100,B2,$D$2:$D$100)Tableau de bord des renouvellements mensuels
Récapitulatif visuel des contrats à renouveler par mois pour anticiper les actions
=COUNTIFS($A$2:$A$100,">="&DATE(ANNEE(AUJOURD'HUI()),MOIS(AUJOURD'HUI()),1),$A$2:$A$100,"<"&DATE(ANNEE(AUJOURD'HUI()),MOIS(AUJOURD'HUI())+1,1))Historique des modifications avec traçabilité
Enregistre automatiquement qui a modifié quoi et quand pour garantir la conformité
=TEXTE(MAINTENANT(),"dd/mm/yyyy hh:mm")&" - "&ENVIRON("USERNAME")Filtrage intelligent par statut et type
Permet de visualiser rapidement les contrats actifs, en attente ou archivés sans manipulation manuelle
Exemples concrets
Gestion des renouvellements de contrats fournisseurs
Sophie, Office Manager chez un cabinet conseil, doit anticiper les renouvellements de contrats pour éviter les interruptions de service. Elle gère une trentaine de fournisseurs (assurance, fournitures, services IT, nettoyage, etc.)
Contrat Assurance RC: 15/03/2024, 12 mois, 8500€ | Contrat Fournitures Bureau: 01/02/2024, 24 mois, 3200€ | Contrat Maintenance IT: 30/06/2024, 12 mois, 24000€ | Contrat Nettoyage: 15/09/2023, 12 mois, 6800€
Resultat : Un tableau avec alertes visuelles (code couleur) montrant les contrats expirant dans 90, 60 et 30 jours. Sophie peut identifier rapidement que l'Assurance RC et Maintenance IT nécessitent une action avant fin mai, et programmer les renégociations avec les fournisseurs.
Suivi des contrats collaborateurs et dates clés
Jean, Office Manager dans une PME de 45 salariés, doit gérer les contrats de travail, les dates de fin de période d'essai, les avenants et les renouvellements de formations obligatoires liées aux contrats.
CDI Alice Dupont: Embauche 15/01/2024, Fin essai 15/03/2024 | CDI Marc Leblanc: Embauche 01/10/2023, Fin essai 01/12/2023 (dépassée) | CDD Sarah Martin: Du 01/04/2024 au 30/09/2024 | Contrat Apprenti: Du 15/09/2023 au 14/09/2025
Resultat : Un tableau avec indicateurs visuels montrant les statuts (essai en cours, essai à valider, CDI confirmé, CDD actif). Jean identifie immédiatement que Marc Leblanc doit être confirmé en CDI et que Sarah Martin arrivera en fin de contrat dans 5 mois. Il peut planifier les confirmations et anticiper les recrutements.
Suivi des contrats clients et clauses de confidentialité
Valérie, Office Manager dans un cabinet de consulting, doit tracker les contrats clients, leurs conditions commerciales, les clauses de confidentialité (NDA) et les dates de renouvellement pour facturation.
Client Acme Corp: Contrat signé 10/01/2024, Durée 12 mois, Valeur 45000€, NDA valide jusqu'au 10/01/2025 | Client Beta Solutions: Contrat 01/03/2023, Durée 24 mois, Valeur 78000€, NDA à renouveler | Client Gamma Inc: Contrat 15/06/2024, Durée 6 mois, Valeur 22000€, NDA valide
Resultat : Un tableau avec colonnes de statut (Actif, À renouveler, Expiré) et alertes sur les NDA à renouveler. Valérie voit que Beta Solutions doit signer un nouvel NDA avant mars 2025 et que Gamma Inc aura besoin d'une décision de renouvellement avant décembre 2024. Elle peut anticiper les relances commerciales.
Astuces de pro
Créer des alertes automatiques pour les échéances
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour visualiser instantanément les contrats arrivant à expiration. Sélectionnez votre colonne de dates, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, et appliquez une couleur rouge si la date est inférieure à 30 jours. Cela vous permet de ne jamais oublier un renouvellement critique.
=ET($A1<AUJOURD'HUI()+30;$A1>=AUJOURD'HUI())Générer des rapports de synthèse avec des tableaux croisés dynamiques
Créez un TCD pour analyser rapidement : montants par fournisseur, contrats par statut (actif/expiré), durée moyenne. Raccourci : Ctrl+Maj+F5 pour actualiser tous les TCD. Cela transforme vos données brutes en insights actionnables en quelques secondes.
Automatiser les rappels avec une colonne de statut intelligente
Ajoutez une colonne calculée qui génère automatiquement le statut (À renouveler / En cours / Expiré) selon la date d'échéance. Combinez SI et AUJOURD'HUI() pour avoir un tableau auto-actualisé quotidiennement sans intervention manuelle.
=SI(B1<AUJOURD'HUI();"Expiré";SI(B1<AUJOURD'HUI()+30;"À renouveler";"En cours"))Consolider plusieurs sources avec des RECHERCHEV imbriquées
Si vous gérez des contrats depuis plusieurs fichiers (fournisseurs, clients, services), utilisez RECHERCHEV ou XLOOKUP (Excel 365) pour centraliser les informations. Cela évite les doublons et les erreurs manuelles. Raccourci : Ctrl+Maj+L pour activer les filtres automatiques et naviguer plus vite.
=RECHERCHEV(A1;Fournisseurs!A:D;3;FAUX)