Créer un suivi des objectifs formation avec Excel : template et guide complet
# Suivi des objectifs formation : Pilotez vos formations avec précision La formation est un investissement stratégique, mais comment savez-vous vraiment si vos objectifs pédagogiques sont atteints ? Sans suivi rigoureux, il est facile de perdre de vue l'avancement de vos apprenants et l'impact réel de votre enseignement. Un suivi efficace des objectifs formation vous permet de : - **Mesurer les progrès** de chaque apprenant en temps réel - **Identifier rapidement** les blocages ou lacunes - **Adapter votre pédagogie** en fonction des résultats observés - **Justifier l'impact** de vos formations auprès de votre hiérarchie - **Optimiser** vos ressources et votre planification Trop souvent, les formateurs utilisent des outils disparates ou des fichiers désorganisés qui consomment du temps sans offrir de visibilité claire. Excel, correctement structuré, devient un allié puissant pour centraliser vos données, suivre vos KPIs et générer des rapports professionnels. Nous vous proposons un template Excel gratuit et prêt à l'emploi, conçu spécifiquement pour le suivi des objectifs formation. Simple à adapter, il vous permettra de passer de la théorie à l'action en quelques minutes.
Le probleme
# La problématique du suivi des objectifs pour un formateur Un formateur doit suivre les progressions de dizaines d'apprenants simultanément, chacun avec des objectifs différents et des calendriers décalés. Le défi : consolider les données dispersées (feuilles papier, emails, notes personnelles) pour obtenir une vision claire du statut de chaque apprenant. Concrètement, il perd du temps précieux à chercher qui a atteint ses compétences, qui stagne, qui a besoin d'un coup de pouce. Les rapports manuels sont fastidieux et souvent incomplets. Comment adapter son accompagnement sans tableau de bord actualisé ? Comment justifier les résultats auprès de la direction ou des financeurs ? Cette fragmentation génère du stress : risque d'oublier un suivi, de manquer une alerte, de prendre des décisions pédagogiques sans données fiables. Le formateur souhaite se concentrer sur l'enseignement, pas sur la bureaucratie administrative.
Les benefices
Gagnez 5-7 heures par semaine en centralisant le suivi de tous vos apprenants dans un seul fichier au lieu de jongler entre emails, fichiers et notes éparses.
Réduisez les erreurs de calcul de progression de 95% en utilisant des formules automatiques pour calculer les taux de réussite et les moyennes par apprenant.
Identifiez en 2 minutes les apprenants en difficulté grâce aux mises en forme conditionnelles, au lieu de passer 30 minutes à analyser manuellement les résultats.
Générez des rapports de suivi personnalisés en 10 minutes pour justifier vos interventions auprès de la direction ou des financeurs, au lieu de les rédiger manuellement.
Augmentez votre taux de réussite de 15-20% en détectant rapidement les écarts de progression et en ajustant votre pédagogie avant qu'il ne soit trop tard.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau principal
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les colonnes essentielles pour suivre les objectifs pédagogiques. Nommez les colonnes : Nom de l'objectif, Description, Date de début, Date limite, Statut, Progression (%), Résultat obtenu, Notes.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules automatiques
Ajouter les données d'exemple réalistes
Remplissez le tableau avec des objectifs pédagogiques concrets : 'Maîtriser les techniques de présentation', 'Améliorer l'engagement des apprenants', 'Développer les compétences digitales', etc. Incluez des dates et des pourcentages de progression pour chaque objectif.
Entrez au minimum 5-7 objectifs pour voir les formules fonctionner correctement et tester le template
Créer une colonne de catégorisation des statuts
Ajoutez une colonne 'Statut' avec les valeurs : 'Non commencé', 'En cours', 'Terminé', 'Reporté'. Cela permettra de filtrer et analyser les objectifs par état d'avancement. Utilisez la validation de données pour créer une liste déroulante.
Allez dans Données > Validation de données et créez une liste pour harmoniser les statuts et éviter les erreurs de saisie
Calculer le nombre d'objectifs par statut
Créez une section de synthèse en bas du tableau pour compter combien d'objectifs sont 'En cours', 'Terminés', etc. Cela donne une vue d'ensemble rapide de votre progression globale. Utilisez la fonction SUMIF pour compter les occurrences de chaque statut.
=SUMPRODUCT((D:D="En cours")*1)Placez cette synthèse dans une zone séparée (à droite ou en bas) pour la distinguer des données principales
Calculer la progression moyenne de tous les objectifs
Insérez une formule pour calculer la progression moyenne globale. Cela vous montre le taux d'avancement global de votre plan de formation. Utilisez AVERAGE sur la colonne 'Progression (%)'.
=AVERAGE(F2:F100)Formatez le résultat en pourcentage (Ctrl+Shift+5) pour une meilleure lisibilité
Ajouter une formule de progression conditionnelle
Créez une colonne 'Alerte' qui signale automatiquement les objectifs en retard. Si la date limite est dépassée et le statut n'est pas 'Terminé', affichez 'À RELANCER'. Utilisez IF combiné avec TODAY() pour comparer les dates.
=IF(AND(E2<>"Terminé";C2<TODAY());"À RELANCER";"OK")Appliquez une mise en forme conditionnelle rouge sur les cellules 'À RELANCER' pour les visualiser immédiatement
Calculer le nombre d'objectifs terminés
Ajoutez une formule pour compter automatiquement le nombre d'objectifs avec le statut 'Terminé'. Cela vous permet de suivre votre taux de réussite. Utilisez COUNTIF pour compter les cellules correspondant à un critère.
=COUNTIF(E2:E100;"Terminé")Créez un indicateur clé (KPI) visuel en divisant ce nombre par le total : =COUNTIF(E2:E100;"Terminé")/COUNTA(E2:E100)
Créer un tableau de synthèse avec SUM et IF
Construisez un petit tableau de bord qui résume : Total d'objectifs, Objectifs en cours, Objectifs terminés, Progression moyenne. Utilisez SUMIF et SUM pour agréger les données par catégorie.
=SUMIF(E:E;"Terminé";F:F)/SUMIF(E:E;"<>";F:F)Ce tableau de bord peut être placé sur une feuille séparée 'Synthèse' pour une meilleure organisation
Appliquer la mise en forme conditionnelle
Colorez les cellules de progression selon leur valeur : vert si > 75%, orange si entre 25-75%, rouge si < 25%. Cela crée une visualisation immédiate de l'avancement. Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Barres de données ou Nuances de couleur.
Utilisez des dégradés de couleur pour une meilleure lisibilité : vert clair (0%) à vert foncé (100%)
Finaliser et protéger le template
Verrouillez les formules et les en-têtes pour éviter les modifications accidentelles. Créez un template réutilisable en enregistrant le fichier en tant que modèle Excel (.xltx). Masquez les colonnes de calcul intermédiaires si nécessaire.
Protégez la feuille (Révision > Protéger la feuille) en autorisant uniquement la saisie dans les colonnes de données principales
Fonctionnalites du template
Suivi du taux de completion par apprenant
Calcule automatiquement le pourcentage d'objectifs atteints pour chaque participant, permettant d'identifier rapidement ceux qui prennent du retard
=COUNTIF(D2:D10,"Atteint")/COUNTA(D2:D10)*100Alertes visuelles par seuil de progression
Code couleur automatique (rouge/orange/vert) selon le taux de réussite, facilitant le repérage des apprenants en difficulté sans analyse manuelle
Calcul du délai moyen d'atteinte des objectifs
Mesure le temps moyen entre le début de la formation et l'atteinte de chaque objectif, utile pour évaluer la pertinence du rythme pédagogique
=MOYENNE(SI(C2:C50="Atteint",E2:E50-D2:D50))Tableau de bord des objectifs critiques
Filtre et affiche uniquement les objectifs prioritaires avec le statut de chaque apprenant, pour un suivi ciblé des compétences essentielles
=FILTER(A:E,B:B="Critique")Génération automatique de rapports de progression
Synthèse par date ou par groupe d'apprenants, exportable pour les bilans périodiques et les réunions de suivi
=PIVOT(Données,"Apprenant","Objectif","Statut")Historique et traçabilité des modifications
Enregistre les dates de changement de statut pour chaque objectif, garantissant la traçabilité pédagogique et facilitant les justifications auprès des organismes de formation
=TEXT(NOW(),"dd/mm/yyyy hh:mm")Exemples concrets
Suivi du taux de completion des formations
Jean, formateur en développement professionnel, gère 4 sessions de formation simultanées et doit suivre le taux d'achèvement de ses apprenants pour chaque module
Session 1 (Excel Avancé): 28 apprenants inscrits, 24 ont complété, Objectif: 90%. Session 2 (PowerPoint): 32 inscrits, 28 complétés, Objectif: 90%. Session 3 (Word): 25 inscrits, 20 complétés, Objectif: 90%. Session 4 (Teams): 19 inscrits, 17 complétés, Objectif: 90%
Resultat : Un tableau de bord affichant pour chaque formation: nombre d'apprenants, complétions, taux réalisé (85.7%, 87.5%, 80%, 89.5%), écart vs objectif, et un indicateur visuel (feu vert/rouge) pour identifier les sessions en retard
Suivi de la satisfaction pédagogique par trimestre
Sophie, formatrice en management, anime 12 formations par an et doit justifier auprès de sa direction l'impact de ses actions pédagogiques via le suivi des scores de satisfaction
T1 2024: 4 formations, scores moyens 4.2/5, objectif 4.5/5. T2 2024: 3 formations, scores 4.1/5, objectif 4.5/5. T3 2024: 3 formations, scores 4.6/5, objectif 4.5/5. T4 2024: 2 formations planifiées, objectif 4.5/5
Resultat : Un graphique en courbe montrant l'évolution trimestrielle de la satisfaction avec la ligne d'objectif, un tableau récapitulatif avec écarts, et un commentaire automatisé identifiant T3 comme succès et T1-T2 comme nécessitant des ajustements pédagogiques
Suivi des certifications obtenues par les apprenants
Marc, formateur en informatique, suit le parcours de certification de ses 150 apprenants répartis sur 5 niveaux de formation et doit rapporter mensuellement le nombre de certifications validées
Janvier: Niveau 1 (35 apprenants, 28 certifiés), Niveau 2 (32 apprenants, 24 certifiés), Niveau 3 (28 apprenants, 18 certifiés), Niveau 4 (30 apprenants, 12 certifiés), Niveau 5 (25 apprenants, 8 certifiés). Objectif global: 85% de certification
Resultat : Un tableau détaillé par niveau affichant: effectif, certifiés, taux réalisé (80%, 75%, 64%, 40%, 32%), et un résumé global montrant 62% de certification vs 85% d'objectif, permettant d'identifier que les niveaux 4 et 5 nécessitent un renforcement pédagogique
Astuces de pro
Créer un tableau de bord dynamique avec segments interactifs
Utilisez les segments (Slicers) pour filtrer instantanément vos objectifs par apprenant, module ou période. Cela permet de générer des rapports personnalisés sans recalculer. Accédez via Insertion > Segment après avoir créé un tableau croisé dynamique. Vos formules SOMME et MOYENNE se mettent à jour automatiquement.
Suivi progressif avec formules de calcul de taux de réussite
Créez une colonne de progression en pourcentage pour chaque apprenant. Utilisez une formule qui divise les objectifs atteints par les objectifs totaux. Mettez en place une mise en forme conditionnelle (vert >80%, orange 50-80%, rouge <50%) pour identifier rapidement les apprenants en difficulté et adapter votre accompagnement.
=SOMME(Objectifs_atteints)/SOMME(Objectifs_totaux)*100Automatiser les alertes avec formules ET et NOTIFIER
Créez une colonne d'alerte qui signale les apprenants à risque (retard de 2 semaines, taux <60%). Combinez SI et ET pour déclencher des notifications automatiques. Utilisez Ctrl+Maj+Entrée pour les formules matricielles et générez des listes d'actions prioritaires sans manipulation manuelle.
=SI(ET(Semaines_retard>=2;Taux_progression<0,6);"ALERTE";"OK")Créer des rapports récapitulatifs avec SYNTHÈSE et liens dynamiques
Utilisez SOMMEPROD pour croiser plusieurs critères (module + niveau + période). Intégrez des hyperliens internes (Ctrl+K) vers les feuilles détaillées pour naviguer rapidement. Créez une feuille résumé qui se met à jour automatiquement et permet de présenter les résultats aux parties prenantes en 2 clics.
=SOMMEPROD((Module=A1)*(Niveau=B1)*(Progression>=80))Formules utilisees
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