Base de données candidats : template Excel complet pour les charges de recrutement
# Base de données candidats : L'outil indispensable pour structurer votre recrutement La gestion efficace de vos candidats est au cœur de votre activité de chargé de recrutement. Chaque jour, vous collectez des profils, des CV, des informations de contact et des historiques d'entretiens. Sans organisation rigoureuse, ces données deviennent rapidement impossibles à exploiter : vous risquez de perdre des candidats prometteurs, de relancer deux fois le même profil ou de manquer des opportunités de matching. Une base de données candidats bien structurée transforme votre approche du recrutement. Elle vous permet de segmenter vos profils par compétences, secteur d'activité ou niveau d'expérience. Vous gagnez en réactivité pour répondre aux demandes urgentes des managers et vous optimisez votre pipeline de recrutement en identifiant rapidement les meilleurs candidats. Excel reste l'outil idéal pour débuter : flexible, accessible et facilement partageable avec votre équipe. Nous vous proposons un template gratuit, prêt à l'emploi, qui vous permettra de centraliser vos candidatures, de suivre l'avancement de chaque dossier et de générer des rapports de segmentation en quelques clics. Découvrez comment transformer votre base candidats en véritable levier de performance.
Le probleme
# Les défis CRM du chargé de recrutement Un chargé de recrutement jongle avec des centaines de candidats dispersés : emails, LinkedIn, fichiers Excel mal organisés, notes éparses. Les informations se perdent dans les mails, les relances se chevauchent, et impossible de savoir qui a été contacté ou à quel stade du processus il en est. Le vrai cauchemar : retrouver le CV d'un excellent candidat rencontré il y a trois mois, ou identifier rapidement tous les profils correspondant à une nouvelle offre. Les données dupliquées s'accumulent, les statuts ne sont jamais à jour, et chaque recruteur gère sa propre organisation. Résultat : perte de temps précieux, candidates oubliées, relances mal coordonnées, et une vision floue du pipeline de recrutement. Sans base centralisée et structurée, c'est l'improvisation permanente au lieu d'une stratégie de sourcing efficace.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous vos candidats et offres dans un seul tableau, évitant les recherches dispersées entre emails et documents.
Réduisez de 80% les oublis de relance en automatisant les alertes de suivi (entretien prévu, réponse attendue, deadline de réponse).
Analysez en 5 minutes le taux de conversion par source de recrutement ou par type de poste, au lieu de compiler manuellement les données.
Éliminez les doublons et les candidatures perdues grâce aux formules de validation et aux listes déroulantes standardisées.
Créez des rapports d'activité mensuelle en un clic pour justifier votre charge de travail et démontrer votre ROI auprès de la direction.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau client
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes de colonnes essentiels pour gérer vos candidats et offres d'emploi. Ces colonnes formeront la base de votre CRM recrutement et vous permettront de centraliser toutes les informations clés.
Nommez votre feuille 'Candidats' et utilisez Ctrl+T pour convertir automatiquement votre plage en tableau structuré, ce qui facilite les formules et les mises en forme.
Définir les colonnes principales
Ajoutez les colonnes suivantes : ID Candidat | Nom | Prénom | Email | Téléphone | Poste Visé | Date Candidature | Statut | Source | Salaire Attendu | Notes. Ces colonnes couvrent l'ensemble du cycle de recrutement, du premier contact à la décision finale.
Gellez la première ligne (Affichage > Figer les volets) pour toujours voir les en-têtes en scrollant.
Ajouter une colonne de statut standardisé
Créez une colonne 'Statut' avec une liste déroulante contenant les états clés : Nouveau | En cours | Entretien prévu | Présélectionné | Rejeté | Embauché. Cela garantit la cohérence des données et facilite le suivi du pipeline.
Utilisez Données > Validation des données > Liste pour créer une liste déroulante réutilisable sur toute la colonne.
Créer une colonne de comptage par statut
Ajoutez une zone de synthèse avec COUNTIF pour compter automatiquement le nombre de candidats par statut. Cela vous donne une vue d'ensemble instantanée de votre pipeline de recrutement et identifie les goulots d'étranglement.
=COUNTIF($H$2:$H$1000;"Nouveau")Créez un petit tableau de synthèse en haut à droite avec les statuts et leurs comptages respectifs pour un tableau de bord rapide.
Ajouter une colonne pour les postes uniques
Utilisez la fonction UNIQUE pour extraire automatiquement la liste de tous les postes visés sans doublon. Cette liste vous permet de filtrer rapidement par poste et d'identifier les postes les plus demandés.
=UNIQUE(D2:D1000)Placez cette formule dans une zone auxiliaire à droite de votre tableau pour créer un filtre dynamique des postes disponibles.
Intégrer une VLOOKUP pour enrichir les données
Créez une deuxième feuille 'Postes' contenant les détails de chaque offre (Intitulé | Département | Manager | Salaire Min | Salaire Max). Utilisez VLOOKUP pour récupérer automatiquement le département et le manager correspondant au poste visé.
=VLOOKUP(D2;Postes!$A$2:$E$100;2;FALSE)Utilisez FALSE (ou 0) pour une correspondance exacte, ce qui est crucial pour les données RH où la précision est essentielle.
Créer une colonne de scoring candidat
Ajoutez une colonne 'Score' qui évalue automatiquement chaque candidat selon des critères (expérience, adéquation salaire, source). Cela permet de prioriser les candidats les plus prometteurs et d'optimiser votre temps de recrutement.
=IF(H2="Nouveau";1;0)+IF(ABS(J2-VLOOKUP(D2;Postes!$A$2:$E$100;5;FALSE))<5000;2;0)+IF(I2="LinkedIn";1;0)Adaptez les critères de scoring selon votre stratégie RH (vous pouvez pondérer différemment chaque critère).
Ajouter des filtres et mises en forme conditionnelles
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour colorer les lignes selon le statut : vert pour 'Embauché', orange pour 'Entretien prévu', rouge pour 'Rejeté'. Cela améliore la lisibilité et permet de repérer rapidement l'état de chaque candidat.
Utilisez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Jeu de règles de couleur pour automatiser la mise en forme selon le contenu.
Créer un tableau de bord de synthèse
Sur une feuille 'Tableau de bord', créez des indicateurs clés : Total candidats | Candidats par statut | Taux de conversion | Délai moyen de traitement. Utilisez des graphiques pour visualiser votre pipeline et prendre des décisions basées sur les données.
=COUNTA(Candidats!A2:A1000) pour le total | =COUNTIFS(Candidats!H:H;"Embauché";Candidats!B2:B1000;"<>") pour les embauchésInsérez des graphiques en camembert ou en barres pour visualiser la distribution des statuts et identifier les tendances rapidement.
Sécuriser et finaliser le template
Protégez votre template en verrouillant les formules et en autorisant uniquement l'édition des colonnes de saisie (Nom, Email, etc.). Sauvegardez le fichier comme modèle Excel (.xltx) pour le réutiliser pour chaque nouveau cycle de recrutement.
Utilisez Révision > Protéger la feuille pour empêcher la modification accidentelle des formules, tout en permettant la saisie de données dans les cellules déverrouillées.
Fonctionnalites du template
Suivi du statut des candidatures par pipeline
Visualise automatiquement l'état d'avancement de chaque candidat (Reçu, En entretien, Présélectionné, Offre, Embauché, Rejeté) avec comptage par étape
=COUNTIF($D$2:$D$500,"En entretien")Calcul du temps écoulé depuis la candidature
Mesure automatiquement les jours passés depuis la réception du CV pour identifier les candidats en attente trop longue
=AUJOURD'HUI()-B2Mise en forme conditionnelle des priorités de contact
Code couleur automatique : rouge si délai dépassé (>7 jours), orange si proche (5-7 jours), vert si récent (<5 jours)
Tableau de bord des métriques de recrutement
Affiche en temps réel le taux de conversion par poste, le nombre d'entretiens prévus et le coût par embauche
=COUNTIFS($D$2:$D$500,"Embauché",$E$2:$E$500,"Poste A")/COUNTIF($E$2:$E$500,"Poste A")Filtres dynamiques par compétences et localisation
Permet de segmenter rapidement les candidats par domaine, expérience, disponibilité ou zone géographique pour des recherches ciblées
Alerte automatique pour relances
Génère une liste de candidats à relancer basée sur des règles (sans réponse depuis 5 jours, en entretien depuis 10 jours)
=SI(ET(D2="En entretien",AUJOURD'HUI()-B2>10),"À relancer","")Exemples concrets
Suivi des candidatures par source de recrutement
Thomas, chargé de recrutement dans une PME tech, doit analyser quels canaux de recrutement (job boards, réseaux, recommandations) génèrent les meilleurs candidats et optimiser son budget d'annonces
LinkedIn: 23 candidats (8 qualifiés), Indeed: 34 candidats (5 qualifiés), Recommandations: 12 candidats (7 qualifiés), Réseau interne: 8 candidats (6 qualifiés). Coûts respectifs: 450€, 280€, 0€, 0€
Resultat : Un tableau comparatif montrant le coût par candidat qualifié par source (LinkedIn: 56€, Indeed: 56€, Recommandations: 0€), permettant d'identifier que les recommandations ont le meilleur ROI et d'ajuster les budgets d'annonces
Pipeline de recrutement et délais de fermeture
Sarah, responsable recrutement dans un groupe bancaire, doit suivre 15 postes ouverts simultanément et mesurer le temps moyen de recrutement par niveau (Junior, Confirmé, Manager) pour identifier les goulots d'étranglement
Poste 1 (Junior Développeur): ouvert 45 jours, 3 candidats en phase finale. Poste 2 (Manager Commercial): ouvert 62 jours, 1 candidat en phase finale. Poste 3 (Confirmé Data): ouvert 38 jours, 5 candidats en phase finale
Resultat : Un tableau avec étapes du pipeline (sourcing → entretien RH → entretien technique → entretien final → offre), durée moyenne par étape et par niveau, visualisant que les postes Manager prennent 40% plus de temps et nécessitent une stratégie de sourcing renforcée
Gestion du portefeuille candidats et relance automatisée
Julien, chargé de recrutement en cabinet de conseil, maintient une base de 450 candidats (CV reçus, recommandés, anciens candidats) et doit relancer les meilleurs profils pour des missions futures sans perte de suivi
Candidat A (Consultant SAP, Bac+5, 8 ans exp): dernier contact 3 mois, statut 'à relancer'. Candidat B (Développeur Python, Bac+3, 2 ans exp): dernier contact 6 mois, statut 'intéressé'. Candidat C (Project Manager, Bac+4, 5 ans exp): dernier contact 1 mois, statut 'en cours de discussion'
Resultat : Un tableau de bord avec colonne 'jours depuis dernier contact' et alertes automatiques (code couleur rouge si >120 jours, orange si >60 jours), permettant de relancer systématiquement les meilleurs candidats dormants et d'augmenter le taux de conversion de 15%
Astuces de pro
Segmenter les candidats par statut avec des filtres intelligents
Utilisez les filtres avancés (Données > Filtre avancé) pour créer des vues dynamiques par étape du processus (À contacter, En entretien, Présélectionné, Rejeté). Gagnez 30min/jour en naviguant instantanément vers les candidats prioritaires. Astuce : créez des listes nommées pour chaque statut et utilisez Ctrl+Maj+L pour basculer rapidement entre les filtres.
Calculer automatiquement les jours écoulés depuis le dernier contact
Insérez une colonne de suivi temporel pour identifier les candidats à relancer. Cette formule calcule les jours depuis le dernier contact et vous alerte visuellement. Appliquez une mise en forme conditionnelle pour surligner en rouge les candidats inactifs depuis +15 jours.
=AUJOURD'HUI()-DATVALUE(A1)Créer un tableau de bord de performance avec TCD (Tableau Croisé Dynamique)
Générez un TCD en 2 clics (Insertion > Tableau croisé) pour analyser : nombre de candidats par source, taux de conversion par étape, temps moyen de traitement. Mettez à jour le TCD hebdomadairement (clic droit > Actualiser) pour suivre vos métriques sans formules complexes. Raccourci : Alt+D+P+T.
Automatiser les relances avec des formules de notification
Créez une colonne 'À relancer' qui génère automatiquement des alertes. Combinez AUJOURD'HUI() avec des conditions pour identifier les candidats à contacter. Intégrez cette colonne dans un rapport d'export quotidien pour ne rien oublier.
=SI(ET(AUJOURD'HUI()-A1>14;B1="En attente");"À RELANCER";"")Formules utilisees
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