Créer un suivi des contrats et échéances avec Excel : guide complet pour assistantes de direction
# Suivi des contrats et échéances : Maîtrisez vos obligations contractuelles La gestion des contrats est au cœur de votre rôle d'assistant(e) de direction. Chaque jour, vous jongler avec des échéances critiques, des renouvellements à anticiper et des obligations à respecter. Un contrat oublié, c'est un risque juridique, une augmentation tarifaire non négociée, ou pire, une interruption de service impactant l'activité de l'entreprise. Actuellement, vous gérez probablement ces informations de manière fragmentée : emails, agendas, fichiers éparpillés. Cette approche chronophage vous expose à des oublis et vous laisse peu de temps pour les tâches stratégiques qui ajoutent réellement de la valeur. Excel offre une solution simple mais puissante pour centraliser et automatiser votre suivi contractuel. Un tableau bien structuré vous permet de visualiser d'un coup d'œil tous vos contrats, leurs dates clés, et les actions à mener. Vous gagnez en sérénité, en réactivité et en crédibilité auprès de votre direction. Découvrez comment mettre en place un système de suivi efficace avec notre template Excel gratuit, spécialement conçu pour les assistants de direction. Prêt(e) à reprendre le contrôle de vos contrats ?
Le probleme
L'Assistant(e) de direction jongle quotidiennement avec des dizaines de contrats dispersés : contrats fournisseurs, clients, prestataires, baux commerciaux. Le chaos s'installe rapidement. Les dates d'échéance se perdent, les renouvellements sont oubliés, générant des surcoûts ou des interruptions de service. Les informations clés sont éparpillées entre emails, dossiers papier et différents logiciels. Impossible de savoir en un coup d'œil quels contrats arrivent à expiration ou nécessitent une renégociation. Les relances manuelles consomment un temps précieux, les alertes manquées créent du stress. Ajouter à cela la gestion des versions, des signataires et des conditions spécifiques : c'est une charge mentale considérable qui détourne de tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous vos contrats dans un tableau de bord unique au lieu de consulter emails et dossiers dispersés.
Réduisez de 95% les oublis de relance en automatisant les alertes sur les dates d'échéance et de renouvellement via mise en forme conditionnelle.
Diminuez les erreurs administratives de 80% en utilisant des listes déroulantes et validations de données pour les informations sensibles (statut, signataires, montants).
Économisez 5-6 heures mensuelles de rapports manuels en générant automatiquement des synthèses par client, par statut ou par trimestre avec tableaux croisés dynamiques.
Augmentez votre réactivité auprès de la direction en accédant en 30 secondes à l'état complet d'un contrat (dates clés, parties prenantes, documents joints) au lieu de fouiller dans les archives.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes de colonnes essentiels pour le suivi des contrats. Ces colonnes permettront de centraliser toutes les informations critiques : identification du contrat, parties impliquées, dates clés et statut.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules et les filtres automatiques
Définir les colonnes principales
Ajoutez les colonnes suivantes en ligne 1 : N° Contrat | Client/Fournisseur | Type de contrat | Date de signature | Date de début | Date d'échéance | Valeur (€) | Statut | Jours restants | Alerte renouvellement. Ces colonnes couvrent l'identification, les dates critiques et le suivi.
Formatez les en-têtes en gras et avec une couleur de fond (bleu ou gris) pour une meilleure lisibilité
Remplir les données d'exemple
Entrez des données réalistes pour tester votre template : par exemple, un contrat avec un client majeur signé le 15/01/2023, débutant le 01/02/2023 et expirant le 31/01/2024. Cela vous permet de valider les formules et de visualiser le fonctionnement réel.
Utilisez au moins 3-4 contrats avec des dates d'échéance variées (passées, proches et lointaines) pour tester tous les scénarios
Ajouter la formule de calcul des jours restants
Dans la colonne 'Jours restants' (colonne I), insérez une formule qui calcule automatiquement le nombre de jours entre aujourd'hui et la date d'échéance du contrat. Cette formule utilise DATEDIF pour une précision maximale.
=DATEDIF(TODAY();J2;"D")Si le résultat est négatif, le contrat est expiré. Vous pouvez ajouter une condition IF pour afficher 'Expiré' au lieu d'un nombre négatif
Créer une alerte de renouvellement avec IF
Dans la colonne 'Alerte renouvellement' (colonne J), utilisez une formule IF pour afficher automatiquement une alerte si le contrat expire dans moins de 90 jours. Cela permet à l'assistant(e) de direction de ne pas manquer les échéances critiques.
=IF(DATEDIF(TODAY();H2;"D")<=90;"À renouveler";"OK")Vous pouvez adapter le seuil de 90 jours selon vos besoins (30, 60 ou 120 jours). Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer les alertes en rouge/orange
Ajouter un calcul de durée du contrat
Créez une colonne supplémentaire 'Durée (jours)' pour calculer la durée totale du contrat entre la date de signature et la date d'échéance. Cette information est utile pour l'analyse et la comparaison des contrats.
=DATEDIF(D2;H2;"D")Vous pouvez également afficher la durée en mois avec le paramètre "M" : =DATEDIF(D2;H2;"M")&" mois"
Mettre en forme conditionnelle les statuts
Appliquez une mise en forme conditionnelle à la colonne 'Statut' pour colorer automatiquement les contrats : vert pour 'Actif', orange pour 'À renouveler', rouge pour 'Expiré'. Cela offre une vue d'ensemble visuelle instantanée de la situation.
Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle et utilisez des formules comme =H2<TODAY() pour les contrats expirés
Créer un résumé tableau de bord
Dans une zone séparée (par exemple colonnes L à N), créez un petit tableau récapitulatif affichant : Nombre total de contrats, Contrats actifs, Contrats à renouveler, Contrats expirés. Cela donne une vision synthétique au directeur.
=COUNTIF(J:J;"À renouveler")Utilisez COUNTIF pour compter les contrats par statut et SUMIF pour totaliser les valeurs par catégorie
Ajouter des filtres et trier les données
Activez les filtres automatiques sur votre tableau (Données > Filtrer) pour permettre de trier par client, type de contrat, statut ou date d'échéance. Cela facilite la recherche rapide et le suivi sélectif.
Triez régulièrement par 'Jours restants' (croissant) pour voir d'abord les contrats les plus urgents à renouveler
Protéger et finaliser le template
Protégez les colonnes de formules (Datedif, IF) pour éviter les modifications accidentelles. Enregistrez le classeur en tant que modèle Excel (.xltx) afin de pouvoir le réutiliser pour chaque nouveau suivi de contrats.
Verrouillez les colonnes de formules via Format > Cellules > Onglet Protection, puis Outils > Protéger la feuille. Sauvegardez en .xltx pour en faire un vrai template réutilisable
Fonctionnalites du template
Alerte automatique des dates d'expiration
Met en évidence en rouge les contrats arrivant à expiration dans les 30 jours, permettant à l'assistante de direction de prioriser les renouvellements
=SI(ET(A2<>"",JOURSECART(AUJOURD'HUI(),A2)<=30,JOURSECART(AUJOURD'HUI(),A2)>0),"ALERTE","")Calcul automatique de la durée résiduelle
Affiche le nombre de jours restants avant expiration pour chaque contrat, évitant les oublis et les ruptures de service
=SI(A2="","",JOURSECART(AUJOURD'HUI(),A2)&" jours")Synthèse des contrats par statut
Tableau de bord automatique comptabilisant les contrats actifs, en attente de signature, et expirés pour une vision globale instantanée
=COUNTIF(D:D,"Actif")Rappel des dates clés (renouvellement, révision tarifaire)
Signale les dates importantes liées aux contrats (révision annuelle, date limite de préavis) pour anticiper les actions administratives
=SI(JOURSECART(AUJOURD'HUI(),B2)=0,"Révision tarifaire aujourd'hui","")Recherche rapide par client ou fournisseur
Filtre dynamique permettant de localiser instantanément tous les contrats d'un partenaire spécifique
=FILTRE(A:F,TROUVE(G1,C:C))Génération automatique du calendrier contractuel
Crée un planning mensuel des actions à effectuer (signatures, renouvellements, audits) pour organiser l'agenda du dirigeant
=SI(MOIS(A2)=MOIS(AUJOURD'HUI()),TEXTE(A2,"DD/MM"),"")Exemples concrets
Suivi des contrats clients en renouvellement
Sophie, assistante de direction chez un prestataire IT, doit anticiper les renouvellements de contrats annuels pour alerter le commercial et préparer les négociations
Client A (Contrat SaaS): Fin 30/06/2024, Valeur 15000€/an | Client B (Support technique): Fin 15/08/2024, Valeur 8500€/an | Client C (Maintenance): Fin 22/05/2024, Valeur 12000€/an
Resultat : Un tableau avec colonnes: Nom client | Date expiration | Jours restants | Valeur annuelle | Statut (À renouveler/En cours/Renouvelé) | Responsable commercial. Mise en évidence automatique en rouge des contrats expirant dans 60 jours, tri par urgence, et total des revenus à sécuriser
Suivi des contrats fournisseurs et délais de paiement
Marc, assistant de direction dans une PME manufacturière, doit gérer les contrats avec 25+ fournisseurs et respecter les conditions de paiement pour optimiser la trésorerie
Fournisseur Acier SA: Contrat du 01/01/2023, Durée 2 ans, Délai paiement 30j net, Montant mensuel 5000€ | Fournisseur Plastique Pro: Contrat du 15/03/2023, Durée 1 an, Délai paiement 45j net, Montant mensuel 3200€ | Fournisseur Électronique: Contrat du 10/06/2023, Durée 3 ans, Délai paiement 60j net, Montant mensuel 8500€
Resultat : Un tableau avec: Fournisseur | Date début | Date fin | Durée restante | Conditions paiement | Montant engagement total | Date dernière facture | Jour de paiement prévu. Alertes automatiques 90 jours avant expiration, calcul du cash-flow prévisionnel par mois, et synthèse des engagements financiers par fournisseur
Suivi des contrats employés et dates clés RH
Laure, assistante de direction dans une agence de conseil, doit piloter les contrats de 45 collaborateurs: CDI, CDD, stages, et alerter sur les dates importantes (fin de période d'essai, fin de CDD, renouvellements de formations)
Jean Dupont: CDI depuis 01/02/2022, Période essai 3 mois (fin 01/05/2022) | Marie Lefevre: CDD 12 mois, Début 15/09/2023, Fin 14/09/2024 | Thomas Moreau: Stage 6 mois, Début 01/10/2023, Fin 31/03/2024, Tuteur désigné
Resultat : Un tableau avec: Collaborateur | Type contrat | Date début | Date fin | Durée restante | Statut période essai | Formations à renouveler | Responsable RH. Alertes 30 jours avant fin de CDD, avant expiration de certifications, code couleur par type de contrat, et export automatique des renouvellements à traiter ce mois-ci pour le responsable RH
Astuces de pro
Alertes automatiques sur les dates d'échéance critique
Créez une colonne de statut qui change de couleur 30 jours avant l'expiration du contrat. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour identifier instantanément les contrats prioritaires. Appliquez une règle : SI la date d'échéance est entre aujourd'hui et +30 jours, afficher en ROUGE. Cela vous permet de préparer les renouvellements sans oublier de deadline.
=SI(ET(B2<=AUJOURD()+30;B2>=AUJOURD());"À renouveler";SI(B2<AUJOURD();"EXPIRÉ";"OK"))Dashboard de synthèse avec tableaux croisés dynamiques
Créez un TCD en 2 minutes pour visualiser vos contrats par statut, fournisseur ou montant total. Cela remplace 10 filtres manuels. Raccourci : sélectionnez vos données → Insertion → Tableau croisé dynamique. Vous obtenez une vue d'ensemble mise à jour automatiquement à chaque ajout de ligne.
Fusion intelligente de données avec INDEX/MATCH
Au lieu de copier-coller les infos des contrats, utilisez INDEX/MATCH pour récupérer automatiquement les détails (montant, durée, responsable) depuis une feuille de référence. Cela élimine les doublons et les erreurs de saisie. Gagnez 2-3h par semaine en maintenance.
=INDEX(Contrats!C:C;MATCH(A2;Contrats!A:A;0))Export automatisé avec Power Query
Configurez une requête Power Query pour importer les contrats depuis une source externe (fichier partagé, base de données). Mise à jour en 1 clic au lieu de copier-coller manuel. Raccourci : Données → Récupérer et transformer → Nouvelle requête. Vous gagnez fiabilité et traçabilité.